Vedtægter

Sammenslutningens navn er Viby Fællesråd, Aarhus Kommune.

Viby Fællesråd dækker det område, der omfattede Viby Kommune, som den så ud indtil 1970, dækkende sognene Viby, Fredens og Ravnsbjerg.

Viby Fællesråds formål er følgende:

Som medlem kan optages enhver forening, institution, skole, erhvervsorganisation, m.fl. eller privatperson, der er hjemmehørende i området defineret i § 1 og hvis virksomhed eller bopæl falder inden for Viby Fællesråds formål, defineret i § 2.

Anmodning om medlemskab skal sendes til forretningsudvalget, der træffer bestemmelse om, hvorvidt ansøgningen skal imødekommes. Afgørelsen skal dog forelægges til endelig godkendelse på det førstkommende repræsentantskabsmøde.

Højeste myndighed er repræsentantskabet. Dette består af 2 repræsentanter for hvert medlem af sammenslutningen. Ingen repræsentant kan repræsentere mere end et medlem af Viby Fællesråd.

Repræsentantskabsmødet afholdes hvert år senest den 1. marts. Til møderne har de af medlemmerne valgte repræsentanter adgang. Endvidere er der adgang for særligt indbudte og medlemmer af nedsatte udvalg.

Ekstraordinært indkaldes til repræsentantskabsmøde, når forretningsudvalget finder det nødvendigt, eller når mindst ¼ af de godkendte medlemmer indsender skriftlig og motiveret begæring herom til forretningsudvalget.

Der indkaldes skriftligt til repræsentantskabsmøde med fire ugers varsel. Et lovligt varslet repræsentantskabsmøde er altid beslutningsdygtigt med simpelt flertal med undtagelse af ændring af vedtægterne, se nedenfor.

Den skriftlige indkaldelse skal indeholde en dagsorden for mødet. Forslag fra forretningsudvalget eller fra medlemmerne skal medsendes dagsordenen.

Forslag til det årlige repræsentantskabsmøde skal være indsendt til forretningsudvalget senest seks uger før den fastsatte dato for repræsentantskabsmødet. Forslag i forbindelse med ekstraordinært møde skal medsendes indkaldelsen.

På repræsentantskabsmødet har hver repræsentant én stemme. Der kan udelukkende stemmes ved personligt fremmøde.

Ved vedtægtsændringer skal mindst 2/3 af de afgivne stemmer være for forslaget.

Ved stemmelighed er et forslag ikke vedtaget. Dirigenten bestemmer afstemningsmåden, men på anmodning af mindst én repræsentant skal der foretages skriftlig afstemning.

Dagsorden til det ordinære repræsentantskabsmøde skal altid indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Forretningsudvalgets beretning til godkendelse
3. Udvalgsberetninger
4. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
5. Behandling af indkomne forslag
6. Godkendelse af budget
7. Fastlæggelse af kontingent
8. Valg af forretningsudvalg
9. Valg af revisorer
10. Valg af suppleanter til forretningsudvalget
11. Valg af revisorsuppleanter
12. Eventuelt

På det ordinære, årlige repræsentantskabsmøde er der valg til forretningsudvalget, der består af 7 medlemmer og 2 suppleanter. Forretningsudvalget sammensættes så det dækker så bredt som muligt med hensyn til lokalområde og medlemskreds.

Forretningsudvalgets medlemmer vælges for to år ad gangen, og afgår på skift med fire i lige år og tre i ulige år. Genvalg kan finde sted.

Suppleanter vælges for et år ad gangen. Suppleanter, der indkaldes til at være medlemmer af forretningsudvalget, sidder den periode ud, for hvilken de er indvalgt. Suppleanter har ret til at deltage i møderne i forretningsudvalget, men har ikke stemmeret.

Forretningsudvalget konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. I tilfælde, hvor et medlem af forretningsudvalget udtræder af den organisation eller forening, den pågældende er repræsentant for, indtræder den til forretningsudvalget valgte suppleant.

Et medlem af Viby Fællesråd kan kun have én repræsentant indvalgt i forretningsudvalget.

Forretningsudvalget leder arbejdet i Viby Fællesråd på møder, der indkaldes med mindst 14 dages varsel. Møderne i forretningsudvalget ledes af formanden.

Ved en forretningsorden træffer forretningsudvalget nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv, herunder fuldmagter.

Forretningsudvalget har ret til at nedsætte de for arbejdet nødvendige udvalg samt at lade disse supplere efter fagligt eller lokalt behov.

I udvalgene skal der altid være en repræsentant for forretningsudvalget. Denne leder møderne i det enkelte udvalg.

Udvalgene indstiller til forretningsudvalget, der har den endelige beslutningsret. Forretningsudvalget kan koordinere forskellige aktiviteter, jf. § 2.

Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet revideres af to revisorer, der vælges for to år ad gangen på det ordinære repræsentantskabsmøde. På dette vælges desuden to revisorsuppleanter, ligeledes for to år. Der afgår en revisor og en revisorsuppleant hvert år. Genvalg kan finde sted.

Revisorerne og revisorsuppleanterne kan ikke være medlem af forretningsudvalget.

Alle medlemmer betaler et fast årligt kontingent, som fastsættes på repræsentantskabsmødet. Kontingentet, der gælder det år, som repræsentantskabet afholdes i, skal være betalt senest den 1. april samme år.

Et medlem, der er i kontingentrestance, mister sin stemmeret og retten til at have en repræsentant i forretningsudvalget eller for privatpersoner at sidde i forretningsudvalget, men forbliver medlem indtil næste repræsentantskabsmøde. Er der ikke på dagen for repræsentantskabsmødet sket indbetaling af kontingent, betragtes foreningens, institutionens, skolens, erhvervsorganisationens, m.fl. eller privatpersonens medlemskab som ophørt.

Udmeldelse kan kun ske skriftligt til 1. januar og med mindst tre måneders varsel.

Eksklusion kan kun ske ved en beslutning i repræsentantskabet og med mindst 2/3 af de afgivne stemmer.

Eventuel ophævelse af Viby Fællesråd skal vedtages på to hinanden følgende repræsentantskabsmøder, første gang med mindst 2/3 af de afgivne stemmer og anden gang med almindelig stemmeflertal. Møderne skal holdes med mindst 4 ugers og højst 8 ugers mellemrum.

På det sidste repræsentantskabsmøde træffes bestemmelse ved almindelig stemmeflertal om afvikling af Viby Fællesråds økonomiske forhold. En evt. formue tildeles ungdoms- og/eller humanitære formål i Viby Fællesråds dækningsområde.

Ovenstående vedtaget på det etablerende møde i Viby den 16. september 2013 og justeret på det stiftende repræsentantskabsmøde i Viby den 24. februar 2014. Vedtægterne endvidere justeret på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 9. oktober 2017 og på det ordinære repræsentantskabsmøde d. 30. august 2021.